Privacystatement

Wij gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Wij vinden het hierbij belangrijk te werken met heldere privacy statements. Wanneer nodig passen we deze aan. Ons privacy beleid voldoet hiermee aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG).

Wie zijn wij?

Wij zijn Omgevingsdienst Nederland B.V. verder te noemen ODN.
Omgevingsdienst Nederland B.V. is gevestigd te Eindhoven, aan de Anderlechtstraat 15, met postcode 5628WB en ingeschreven bij de KVK onder nummer 14130102.

Omgevingsdienst Nederland is onderdeel van Lybrae Nederland. Lybrae Nederland B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen ODN.

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens van onze websitebezoekers, van sollicitanten , (potentiële) kandidaten, ZZP-ers, onze medewerkers en zakelijke gegevens van medewerkers van onze leveranciers, (potentiële) opdrachtgevers / klanten en andere geïnteresseerden die onze website bezoeken.

Bezoekers en gebruikers van onze website

Wij registreren informatie over hoe onze website wordt benaderd en gebruikt. Als je gegevens over jezelf invult in een contactformulier of een sollicitatiefunctie op onze website, verwerken wij tevens de gegevens die jij invult.

Deze informatie verwerken wij:

Met jouw toestemming;
en/of
Om een overeenkomst met jou uit te kunnen voeren, of omdat je ons hebt gevraagd om voorbereidingen te treffen om een overeenkomst met jou te kunnen sluiten;
en/of
Omdat wij er belang bij hebben om onze website te kunnen verbeteren voor jouw gebruiksgemak. Daarbij houden we rekening met jouw privacy, door de hiervoor benodigde gegevens niet in verband te brengen met persoonlijk identificerende gegevens, tenzij er sprake is van een strafbaar feit.

Bij gebruik van onze website ontvang je ook cookies. Een cookie is een klein bestandje dat op jouw computer of mobiel apparaat wordt geplaatst, zodat de webserver(s) jouw apparaat kunnen herkennen en zich bijvoorbeeld bepaalde voorkeursinstellingen of bepaalde activiteiten op een website kunnen herinneren. Meer details over de cookies op onze website vind je in ons cookie statement.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou als gebruiker van onze website?

Als je onze website bezoekt verwerken wij automatisch informatie die nodig is om jou veilig verbinding te kunnen laten maken met onze server(s) en om onze website correct aan jou te kunnen tonen, zoals bijvoorbeeld datum en tijd van toegang, de eventuele bron vanwaar je rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat je gebruikt, welke onderdelen en pagina’s van de website je bezoekt en of je onze website opvraagt met een gewone computer of een tablet of telefoon. Hierbij kan ODN niet zomaar zien wie jij bent. Wel registreren onze servers jouw IP-adres.

Om te analyseren hoe onze website wordt gebruikt, gebruiken wij Google Analytics, Adwords en Remarketing. Wij doen dit op basis van een gerechtvaardigd belang, waarbij wij rekening houden met jouw privacy door Google Analytics in te stellen conform de “Handleiding privacyvriendelijk instellen van Google Analytics” van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit betekent dat Google het laatste stukje van het IP-adres van onze websitebezoekers niet opslaat en dat “gegevens delen” met Google is uitgeschakeld. Wij hebben met Google een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Zodra je persoonsgegevens aan ons verstrekt door het invullen van een formulier, door het doen van een sollicitatie verwerken wij de gegevens die je aan ons verstrekt. Wij verzoeken je om alleen informatie te verstrekken die juist en relevant is.

Met welk doel verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Om onze website te kunnen tonen en verbeteren;
Om te kunnen reageren op vragen, tips, feedback, sollicitaties of verzoeken, indien jij daarvoor een formulier hebt ingevuld of gegevens hebt achtergelaten;
Om informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening, events en overige activiteiten, om je aanbiedingen te kunnen doen, en om eventuele overige informatie te verstrekken die voor jou interessant kan zijn, als je daar toestemming voor gegeven hebt.

Aan wie verstrekken wij de verzamelde informatie?

Wij verhandelen de informatie die wij via onze website binnenkrijgen niet. Voor zover wij partijen inschakelen om namens ons gegevens te bewaren of anderszins te verwerken (verwerkers in de zin van de AVG), hebben wij met hen verwerkersovereenkomsten gesloten, waardoor zij aan geheimhouding en zorgvuldige omgang met de gegevens gebonden zijn.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor wij ze verzameld hebben. De vereiste bewaartermijn bepalen we aan de hand van wet- en regelgeving en eventuele claimrisico’s, waarbij het uitgangspunt is dat wij de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Sollicitanten

Wanneer je bij ons solliciteert, verwerken wij de gegevens die je ten behoeve van jouw sollicitatie aan ons instuurt en informatie die je met het oog op jouw carrière openbaar gemaakt hebt op internet.

Deze informatie verwerken wij:

Omdat je ons, door te solliciteren, vraagt om voorbereidingen te treffen om met jou een overeenkomst te sluiten of diensten aan jou te gaan verlenen;
en eventueel:
Om de met jou te sluiten overeenkomst uit te kunnen voeren c.q. diensten aan jou te verlenen;
en
Met jouw toestemming.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou als sollicitant?

Wij verwerken de persoonsgegevens die vervat zijn in jouw sollicitatiebrief (motivatie), jouw cv, eventuele andere documenten die jij hebt ingestuurd en ook eventuele notities vanuit het sollicitatiegesprek. Wij verzoeken je om alleen informatie te verstrekken die juist en relevant is.

Ook kunnen wij kijken naar informatie die je over jezelf online hebt gezet, voor zover het waarschijnlijk is dat je deze informatie met het oog op jouw loopbaanontwikkeling openbaar hebt gemaakt, zoals profielen op (professionele) netwerk- of carrièresites.

Als je referenties aan ons opgeeft, kunnen wij daar gebruik van maken om nadere informatie over jou te verzamelen die relevant is in het kader van jouw sollicitatie.

Voor sommige functies of opdrachten waarvoor je bij ODN een sollicitatie kunt insturen, kan een pre-employment screening nodig zijn. In dat geval wordt dat duidelijk vermeld bij de kennisgeving van de functie of opdracht.

Als je het zelf prettig vindt om een foto bij jouw sollicitatie te voegen, of als je het prettig vindt als wij een foto meezenden als wij jou voorstellen bij een mogelijke opdrachtgever, dan kunnen wij daarvoor met jouw toestemming jouw foto verwerken.

Met welk doel verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens om te kunnen beoordelen of we met jou een arbeidsovereenkomst willen sluiten, of om te beoordelen of we jou aan een of meer van onze relaties willen voorstellen om als zelfstandige professional opdrachten uit te voeren. Als jouw sollicitatie ertoe leidt dat wij inderdaad een overeenkomst met jou aangaan, gebruiken we de tijdens de sollicitatieprocedure verzamelde gegevens ook voor het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst die we met jou aangaan en/of de dienstverlening die we voor jou gaan verrichten, voor zover de gegevens daarvoor nodig zijn.

Meer specifiek gebruiken we jouw persoonsgegevens;

Om met je te communiceren op een prettige en duidelijke wijze;
Om inzicht te krijgen in jouw geschiktheid en beschikbaarheid voor een dienstverband bij ODN, dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, sociale media (enkel indien dit voor de functie echt relevant is);
Om inzicht te krijgen in organisaties waar jij mogelijk ingezet kunt worden.
Om onze medewerkers in staat te stellen om aanbiedingen aan jou te kunnen doen en/of informatie te verstrekken over onze dienstverlening en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten;
Om je te informeren over interessante op jou toegespitste opdrachten, je te informeren met nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien jij je daarvoor hebt aangemeld (opt-in);
Om jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren met als doel onze dienstverlening richting jou te verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;
Om een werknemersrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
Om je voor te stellen bij onze opdrachtgevers, dit kan ook met een persoonlijke foto op jouw voorstelprofiel: uitsluitend indien je deze op vrijwillige basis aan ons hebt verstrekt, dit is geen vereiste;
Om je zo goed mogelijk, volgens jouw wensen en beschikbaarheid en de mogelijkheden bij onze opdrachtgever, in te plannen;
Bij sommige functies of opdrachten: ten behoeve van een pre-employment screening, dit doen wij enkel wanneer dit vanuit de opdracht vereist is voor de uitvoering van de werkzaamheden en dit melden wij altijd in de projectomschrijving;
Om in het algemeen onze dienstverlening te verbeteren. Hiervoor kunnen wij soms voor trainingsdoeleinden (sollicitatie)gesprekken opnemen. Wij informeren jou daar dan van tevoren over.

Aan wie verstrekken wij de verzamelde informatie?

Wij verstrekken de sollicitatiegegevens niet aan derden. Alleen indien je bij ODN in dienst treedt of door ons wordt voorgesteld voor een opdracht, kunnen wij jouw gegevens in dat verband aan derden verstrekken. Je vindt daarover meer informatie onder het kopje ‘medewerkers van ODN en onze zelfstandige professionals’.

Voor zover wij partijen inschakelen om namens ons gegevens te bewaren of anderszins te verwerken (verwerkers in de zin van de AVG), hebben wij met hen verwerkersovereenkomsten gesloten, waardoor zij aan geheimhouding en zorgvuldige omgang met de gegevens gebonden zijn.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

De gegevens die wij hebben verzameld in de sollicitatieprocedure bewaren wij conform de daarvoor van toepassing zijnde wettelijke termijnen.

Indien jij toestemming aan ons verleent om jouw sollicitatiebrief, je cv en eventuele andere documenten langer te bewaren, omdat jij mogelijk in de toekomst door ons benaderd wilt worden voor bij jou aansluitende opdrachten, dan bewaren wij op basis van jouw toestemming de bovengenoemde gegevens voor duur waarvoor wij de toestemming hebben verkregen.

Indien er sprake is van een positief vervolg van jouw sollicitatieprocedure bewaren wij de gegevens die we in de sollicitatieprocedure over jou verzameld hebben en die ook nodig of relevant zijn voor het uitvoeren van de met jou aangegane overeenkomst, voor zolang wij deze daarvoor nodig hebben.

Als wij reden hebben om aan te nemen dat bepaalde gegevens misschien nodig zullen zijn om onze rechtspositie te kunnen bewijzen (bijvoorbeeld in verband met een juridisch geschil) of als wij een wettelijke verplichting tot bewaren hebben, dan bewaren wij de gegevens zo lang als daarvoor noodzakelijk is.

Talenten

ODN zoekt ook op eigen initiatief naar talenten die misschien bij ODN en onze opdrachtgevers passen. In dat verband kunnen wij jouw openbare profiel op sociale media bekijken. Hierbij raadplegen wij enkel de gegevens zoals jij deze zelf beschikbaar hebt gesteld in jouw openbare profiel en verwerken we deze gegevens ook enkel binnen het sociale medium waar wij jouw openbare gegevens hebben gevonden. Wij kopiëren deze dus niet zonder jouw toestemming naar onze eigen administratie.

Deze informatie verwerken wij:

Omdat ODN er belang bij heeft om goede nieuwe collega’s of zelfstandige professionals te vinden. Wij houden daarbij rekening met ieders recht op privacy. Wij denken dat talenten en professionals die zichzelf online presenteren er baat bij hebben, als wij kijken of we hen misschien leuk werk kunnen aanbieden;
en
In sommige gevallen: met jouw toestemming, daar waar dit mogelijk is en je deze toestemming in vrijheid kan geven.

Welke persoonsgegevens op jouw sociale media kunnen wij verwerken?

Als wij jouw profiel(en) op sociale media bezoeken, bekijken wij de informatie die je daar zelf op gezet hebt. We kunnen de contactgegevens of berichtmogelijkheden van het sociale medium gebruiken om te vragen of je interesse hebt in contact met ons.

Bij het bekijken van jouw profiel(en) richten wij ons op informatie die relevant is voor jouw geschiktheid als potentiële medewerker of zelfstandige opdrachtnemer. Als er ook andere persoonsgegevens op jouw profiel staan, focussen wij ons daar niet op, maar wij kunnen die natuurlijk wel zien. Het is jouw verantwoordelijkheid om te kiezen wat je openbaar maakt. Tip: controleer regelmatig welke gegevens er over jou op het internet staan en scherm informatie die je privé wilt houden goed af.

Met welk doel verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Dit doen wij om te toetsen of jij interesse hebt om bij ons te solliciteren, om ingezet te worden op een project, of om als zelfstandig professional gebruik te maken van onze dienstverlening. Als je aangeeft dat je met ons in gesprek wilt over de mogelijkheden van werken bij ODN , verwerken wij jouw gegevens ten behoeve van onze verdere contacten zoals beschreven onder het kopje ‘sollicitanten’.

Aan wie verstrekken wij de verzamelde informatie?

Wij leggen de informatie op jouw sociale media niet ongevraagd in onze eigen administratie vast. Wij verstrekken deze informatie ook niet aan derden.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

De verwerking eindigt meteen na het bekijken van jouw profiel, of nadat wij contact met jou hebben opgenomen. Als je met ons in gesprek gaat naar aanleiding van ons bericht, verwerken we jouw persoonsgegevens daarna zoals beschreven onder het kopje ‘sollicitanten’.

Medewerkers van ODN en onze zelfstandige professionals

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder advies, opleiding en project detachering. .

Deze informatie verwerken wij:

Om de overeenkomst en/of dienstverleningsvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren;
en/of
Om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
en/of
Op grond van een gerechtvaardigd belang, dat verenigbaar is met de doelen waarvoor jij je persoonsgegevens aan ons verstrekt hebt. Wij houden daarbij rekening met jouw recht op privacy.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te voldoen aan onze wettelijke verantwoordelijkheden en onze eigen kwaliteitsambities als werkgever of consultancy dienstverlener.

Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij inschrijving:

NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens;
Geboortedatum, geboorteplaats, leeftijd, geslacht;
Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
Een foto voor op jouw voorstelprofiel richting opdrachtgevers indien jij daarvoor toestemming verleend.

Gegevens zoals bijvoorbeeld jouw geslacht vragen wij om op een persoonlijke manier met jou te kunnen communiceren. Gegevens over je leeftijd verwerken wij om je in onze administratie betrouwbaar te kunnen identificeren (zodat we jou bijvoorbeeld niet verwarren met iemand die toevallig dezelfde achternaam heeft) en om vast te stellen of je bepaalde aan leeftijd gerelateerde rechten hebt (bijvoorbeeld met betrekking tot je loon).

Op het moment dat je voor ODN gaat werken/werkt/hebt gewerkt:

Nationaliteit, BSN-nummer, Identiteitsbewijs, werkvergunning;
Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
Ten behoeve van sommige functies: gegevens in het kader van een pre-employment screening. Indien hier sprake van is, geven wij dit aan in de omschrijving van de vacature en informeren wij jou voor wij je voorstellen over de inhoud van deze screening.

Als je door ons wordt ingezet bij een opdrachtgever:

Gegevens noodzakelijk in het kader van de beperking van de inlenersaansprakelijkheid (zoals NAW, geboortedatum, BSN, soort ID-bewijs, nummer van het ID-bewijs en de geldigheidsduur, indien aanwezig: verblijfsvergunning, A1-verklaring, tewerkstellingsvergunning)

Als je bij ons in dienst komt wordt een kopie van jouw identiteitsbewijs opgeslagen. Dit gebeurt op grond van een wettelijke verplichting. Als je als zelfstandige professional een opdracht voor ons gaat uitvoeren wordt naar jouw identiteitsbewijs gevraagd om te controleren of je in Nederland mag werken.

ODN legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen.

Met welk doel verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van jouw (arbeids) overeenkomst of voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder advies, opleiding en project detachering.

Meer specifiek gebruiken we jouw persoonsgegevens:

Om met je te communiceren op een prettige en duidelijke wijze;
Om een werknemers- of opdrachtnemersrelatie met je te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
Om te kunnen beoordelen bij welke organisaties jij mogelijk ingezet kunt worden;
Om te kunnen beoordelen in welke functie en met welke taken jij als werknemer van ODN het beste tot je recht komt;
Om je voor te stellen bij onze opdrachtgevers;
Om een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
Om je zo goed mogelijk, volgens jouw wensen en beschikbaarheid en de mogelijkheden bij onze opdrachtgever, in te plannen;
Bij sommige functies of opdrachten: ten behoeve van een pre-employment screening;
Om op ons rustende re-integratieverplichtingen na te leven;
Om te voldoen aan onze taak om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen, conform de doelen die de overheid daaromtrent gesteld heeft;
Om jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, onder meer door het aanbieden van en faciliteren in training, opleiding en testen;
Voor managementdoeleinden, waaronder: managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
Voor kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
Om aanspraak te kunnen maken op subsidies, premiekortingen, loonkostenvoordeel e.d.;
Voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot: identificatieverplichtingen, arbeidswetgeving, fiscale-, sociale zekerheids- en pensioenwetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving;
Om onze medewerkers in staat te stellen om aanbiedingen aan jou te kunnen doen en/of informatie te verstrekken over onze dienstverlening en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten;
Om je te informeren over ODN inzake actuele zaken zoals nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou van belang zijn als werknemer of zelfstandig professional interessant kunnen zijn;
Om jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren met als doel onze arbeidsrelatie met jou te verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;
Om in het algemeen onze dienstverlening te verbeteren. Hiervoor kunnen wij soms voor trainingsdoeleinden gesprekken opnemen. Wij informeren jou daar dan van tevoren over.

Aan wie verstrekken wij jouw persoonsgegevens?

ODN kan jouw persoonsgegevens toegankelijk maken voor of verstrekken aan onderaannemers, dienstverleners of leveranciers die namens ODN persoonsgegevens verwerken (verwerkers in de zin van de AVG). ODN blijft in dat geval verantwoordelijk voor de verwerking. Voorbeelden zijn: een externe salarisadministrateur, ICT-dienstverleners en -consultants, of onderzoeks- opleidings- of testinstituten. Met deze verwerkers heeft ODN, waar van toepassing, overeenkomsten gesloten waardoor zij gebonden zijn aan geheimhouding en zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens. Verstrekking aan verwerkers gebeurt op basis van een gerechtvaardigd belang, uitvoering van een overeenkomst of een wettelijke verplichting, waarbij met jouw privacy rekening wordt gehouden door de zorgvuldigheidsverplichtingen die wij vastleggen in de verwerkersovereenkomst.

ODN kan jouw persoonsgegevens daarnaast verstrekken aan:

Dienstverleners of professionele adviseurs die op eigen verantwoordelijkheid persoonsgegevens verwerken, zoals bijvoorbeeld de bedrijfsarts, onze accountant of een advocaat. Deze verstrekkingen gebeuren op basis van een wettelijke plicht of op basis van een gerechtvaardigd belang, waarbij met jouw privacy rekening wordt gehouden doordat de professionele adviseurs aan beroepsregels omtrent vertrouwelijkheid gebonden zijn;
Opdrachtgevers waar we jou voorstellen, waar je mogelijk aan het werk gaat of bent, danwel eventuele tussenpersonen via wie wij jou bij een opdrachtgever voorstellen. Deze verstrekkingen gebeuren op grond van noodzakelijkheid voor het uitvoeren van onze dienstverlening of onze overeenkomst met jou en/of op basis van jouw toestemming;
Individuen en organisaties die jij hebt opgegeven als referentie. Deze verstrekking gebeurt op basis van jouw toestemming en op basis van een gerechtvaardigd belang, waarbij met jouw privacy rekening wordt gehouden door alleen de informatie te verstrekken die strikt noodzakelijk is om de referentie te kunnen inwinnen;
Derden aan wie wij met jouw uitdrukkelijke toestemming jouw gegevens doorgeven, al dan niet op grond van jouw recht op dataportabiliteit;
Het pensioenfonds, indien van toepassing. Deze verstrekking kan gebeuren op basis van een wettelijke verplichting, of op basis van noodzakelijkheid om de overeenkomst met jou te kunnen uitvoeren en op basis van jouw toestemming;
Overheidsinstanties en andere instanties (zoals subsidie-aanvragers), indien wij daartoe wettelijk verplicht of gerechtigd zijn;
En in alle overige gevallen waarin wij tot verstrekking kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis;
Indien je als medewerker in dienst bent bij ODN , heb jij een eigen account (Werknemersloket). Via dit werknemersloket heb je inzage in een deel van je gegevens, zoals loonspecificaties en jaaropgaven.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is.

Als je voor ons werkt of hebt gewerkt bewaren wij jouw persoonlijke gegevens maximaal 2, 5 of 7 jaren afhankelijk of en zo ja welke wettelijke bewaartermijn er van toepassing is, tenzij wij een gerechtvaardigd belang hebben om bepaalde gegevens langer te bewaren.

Medewerkers van onze zakelijke relaties

ODN doet zaken met verschillende organisaties. Wij vinden het waardevol, dat we de mensen in die organisaties persoonlijk leren kennen en prettig contact met elkaar hebben. In het kader van dat contact verwerken wij onvermijdelijk ook persoonsgegevens.

Deze persoonsgegevens verwerken wij:

Om onze overeenkomst met de organisatie uit te kunnen voeren;
en/of
Om te voldoen aan een wettelijke (bewaar)verplichting;
en/of
Op grond van een gerechtvaardigd belang dat verenigbaar is met het doel waarvoor de persoonsgegevens aan ons zijn verstrekt. Wij wegen dat belang steeds zorgvuldig af tegen ieders recht op privacy;
en/of
Op grond van gegeven toestemming.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

Naam en (rechtstreekse) contactgegevens;
Functie;
Gegevens van het bedrijf waarvoor je werkt of dat je vertegenwoordigt;
Gegevens om een goede relatie met je kunnen onderhouden, zoals kennis over nevenfuncties en hobby’s of interesses;
Gegevens over en ten behoeve van deelname aan evenementen en bijeenkomsten;
Gegevens over jezelf die je vermeldt in schriftelijke correspondentie met ons (waaronder e-mail).

Met welk doel verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij kunnen jouw gegevens verwerken:

Bij het vastleggen van de overeenkomst met jouw organisatie en ten behoeve van het onderhouden en nakomen daarvan;
Om met je te kunnen communiceren;
Om een goede zakelijke relatie met je te onderhouden, door;
– Informatie te verstrekken over onze dienstverlening en overige activiteiten, om aanbiedingen te kunnen doen of relatiegeschenken te verstrekken;
– Je te benaderen met nieuwsbrieven, events en promotie-acties die aansluiten op de dienstverlening zoals jouw organisatie die al eerder bij ODN heeft afgenomen;
Om te kunnen factureren en vervolgens aan de wettelijke bewaarplicht van onze financiële administratie te voldoen;
Om jou en/of jouw collega’s, wanneer noodzakelijk voor onze dienstverlening, toegang te verstrekken tot een portal en om het accountbeheer in te regelen;
Voor rapportagedoeleinden (bijvoorbeeld om de juiste persoon de juiste rapportage te verstrekken);
Om jouw vragen, feedback of klachten te verwerken en daarop te reageren;
Om onze werkwijzen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn.

Aan wie verstrekken wij de verzamelde informatie?

Wij verstrekken de informatie niet aan derden. Voor zover wij partijen inschakelen om namens ons gegevens te bewaren of anderszins te verwerken (verwerkers in de zin van de AVG), hebben wij met hen verwerkersovereenkomsten gesloten, waardoor zij aan geheimhouding en zorgvuldige omgang met de gegevens gebonden zijn.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor wij ze verzameld hebben. De vereiste bewaartermijn bepalen we aan de hand van wet- en regelgeving en eventuele claimrisico’s waarbij het uitgangspunt is dat wij de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Jouw rechten

Iedereen heeft het recht om een verzoek in te dienen voor:

Inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
Rectificatie van je persoonsgegevens, als deze niet relevant, niet volledig of niet juist zijn;
In bepaalde omstandigheden: verwijdering van je persoonsgegevens of beperking van de verwerking;
Overdracht van je gegevens aan een door jou aan te wijzen andere partij.

Als je een verzoek doet met betrekking tot jouw persoonsgegevens, zullen wij jouw identiteit moeten kunnen vaststellen, om te controleren of jouw verzoek (alleen) over je eigen persoonsgegevens gaat. Wij kunnen je in dit verband vragen om ons je identiteitsbewijs te tonen. Als wij niet met zekerheid kunnen vaststellen dat jij degene bent van wie jij de persoonsgegevens wilt inzien of wilt laten wijzigen, verwijderen of overdragen, kunnen wij mogelijk niet aan jouw verzoek voldoen.

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen (een bepaalde) verwerking van je persoonsgegevens. ODN weegt in dat geval de redenen van jouw bezwaar af tegen de redenen waarom zij de betreffende verwerking doet. Als jouw bezwaar gegrond is, staakt ODN de betreffende verwerking.

Als het verwerken van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming, heb je het recht om jouw toestemming in te trekken. Als je je toestemming intrekt, heeft dat alleen werking voor de toekomst; verwerkingen die vóór de intrekking op basis van jouw toestemming gebeurd zijn, worden niet met terugwerkende kracht onrechtmatig. Het is mogelijk dat wij jouw persoonsgegevens verwerken met jouw toestemming, en tevens op basis van een andere grondslag (zoals: wettelijke plicht, noodzaak voor het uitvoeren van onze overeenkomst, of gerechtvaardigd belang). Houd er rekening mee dat wij in zulke gevallen de verwerking toch op die andere grondslag kunnen voortzetten, als je aangeeft dat je je toestemming intrekt.

Je kunt je toestemming intrekken op de onderstaande manieren:

Als jij je hebt opgegeven voor het ontvangen van nieuwsberichten, informatie over evenementen, alerts of andere direct mailing, dan kun je je afmelden via de afmeldmogelijkheid in de mail die je daarover ontvangt;
Cookies die je bij het gebruik van onze website hebt geaccepteerd, kun je verwijderen via de functie die daarvoor is ingebouwd in je browser.

Voor het gebruik van je andere rechten kun je contact opnemen met jouw vaste contactpersoon bij ODN, of via info@omgevingsdienstnederland.nl.

Als je een verzoek, bezwaar of intrekking van je toestemming aan ons kenbaar maakt, krijg je binnen de vastgestelde wettelijke termijnen een reactie. Als het ons niet lukt om binnen deze termijnen over jouw verzoek of bezwaar te beslissen, laten wij jou weten wanneer je onze reactie wel kunt verwachten.

Wat te doen bij vragen, opmerkingen, klachten of (het vermoeden van) een datalek?

Heb je vragen? Dan kun je contact opnemen via de contact button bovenaan onze website. Als je klachten hebt, dan horen we dat graag, zodat we je verder kunnen helpen en, waar nodig, onze dienstverlening of werkprocessen kunnen verbeteren naar aanleiding van jouw feedback.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door ODN, dan kun je contact met ons opnemen via info@omgevingsdienstnederland.nl.

Als je het niet eens bent met de manier waarop ODN jouw persoonsgegevens verwerkt en we komen er samen niet uit, dan heb je het recht om een schriftelijke klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Is er sprake van (een vermoeden van) een datalek, bijvoorbeeld het verlies van persoonsgegevens of toegang tot persoonsgegevens door onbevoegden, laat het ons dan direct weten. Wij verzoeken jou om zo veel mogelijk informatie te geven over (het vermoeden van) een datalek via info@omgevingsdienstnederland.nl.

Beveiliging

ODN doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Wij hebben daartoe, rekening houdend met de stand van de techniek, passende fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen om verlies van en ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.

Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens ODN diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is ODN met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens passend beveiligen.

Je dient je ervan bewust te zijn dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. De verzending van persoonsgegevens via internet geschiedt dan ook op eigen risico.

Wijzigingen

ODN kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy statement. Het meest actuele Privacy statement is te allen tijde in te zien op de website. We raden je aan het Privacy Statement regelmatig opnieuw te bekijken. Deze versie is opgesteld in januari 2019.